Відомо, що за вимогами законодавства багатьом українським підприємцям потрібно використовувати касові апарати. Якщо раніше за їхню відсутність не штрафували, з 1 жовтня 2023 року це можливо згідно з законопроєктом № 8401.
Придбання й встановлення фізичного касового апарату потребує часу й великих витрат. Максимально спростити цей процес та уникнути проблем допоможе програмний РРО. За даними Державної податкової служби, саме його в серпні 2023 зареєстрували 19 200 підприємців.
Що таке програмний реєстратор розрахункових операцій
Так називається цифровий або віртуальний аналог фізичного касового апарату. Для постійної роботи його потрібно встановити на смартфон, планшет або ноутбук, при цьому модель чи версія ОС не мають значення. За умови наявності програми працівник каси створює та фіскалізує товарні чеки без зайвої метушні.
Якщо використовувати ПРРО, не доведеться купувати додаткове обладнання. Платформа видає чеки в електронному вигляді, потім їх надсилають покупцеві в месенджер, на електронну пошту, також вони можуть бути доступні в мобільному застосунку компанії. Юридично різниці між фізичним касовим апаратом та програмним РРО немає.
Електронний чек має таку ж силу, як і паперовий, тобто ним можна скористатися, коли буде потрібно повернути товар чи довести факт його придбання. У разі потреби можна придбати термічний принтер та друкувати платіжний документ, якщо забажає клієнт. Найзручнішими є універсальні РРО з функціоналом для обліку фінансів та інших процесів.
Як це працює
Принцип роботи програмного реєстратора розрахункових операцій дуже простий. Після того як клієнт оплачує товар, у системі формується електронний чек та надсилається на серверну податкової служби. Там цей платіжний документ отримує фіскальний номер, після чого його відправляють назад – далі він доступний для друку або пересилання.
Буває, що зв’язок із сервером Державної податкової служби з якихось причин відсутній. У такому випадку ПРРО звертається до власної бази, вона є завжди й складається з 2000 фіскальних номерів. Програма здатна працювати в режимі онлайн, тому забезпечує постійно роботу бізнесу.
Після того як зв’язок із сервером відновлюється, інформація відразу передається. База фіскальних номерів поповнюється, тому вільні коди завжди є в наявності на випадок відсутності відповіді від ДПС. Процес обміну даних від початку до кінця відбувається автоматично. Продавцю достатньо оформити покупку та надіслати або видати покупцеві чек.
Чому ПРРО зручніший за фізичний касовий апарат
Одна з важливих переваг такого рішення – доступна вартість. У разі використання програмного РРО достатньо сплачувати тільки щомісячний тариф. Проте, якщо встановити фізичний касовий апарат, доведеться додатково витрачати кошти на папір для друку чеків, обслуговування, абонентську плату.
Серед інших переваг варто виділити наступні:
- зручна й проста реєстрація в режимі онлайн. Для цього потрібно не більше ніж 1 день, тоді як для встановлення звичайного касового апарату знадобиться написати й подати декілька заяв;
- просте налаштування та обслуговування. Це відбувається віддалено з ПК або смартфона, немає потреби укладати договір із ЦСО;
- можливість інтеграції з обліковими системами та іншими сервісами, якими користуються в компанії. отже, персонал працюватиме у звичному середовищі й витрачатиме набагато менше часу на рутинні операції;
- автоматичне формування фінансової звітності з можливістю отримати статистику за будь-які періоди.
Програмний РРО – це доступна та зручна альтернатива фізичному касовому апарату.